Tag Archives: taskuri

Time management

Cu totii stim sau cel putin am auzit de expresia “Time management” si, desi e de la sine de inteles ce face si cu ce se ocupa aceasta ramura de gestionare a timpului, putini stiu cu ce se mananca ea exact si la ce se refera, dincolo de numele pe care il poarta.

Managementul timpului este mult mai complex decat o banala lista de activitati pe care le facem in cursul unei zile de munca, pentru ca a face o lista de activitati si prioritati nu inseamna ca ne-am gestionat corect timpul. Multe din sfaturile pe care le aud, date de cei care cred ca aplica o regula a time managementului este cea deja mentionata, in care se realizeaza o lista cu activitatile principale ale zilei. Desi in mare parte este corecta, putini mentioneaza ca lista respectiva trebuie sa contina doar cateva taskuri Time managementimportante si nicidecum o insiruire fara sfarsit. O lista corecta este cea care contine 5-6 aspecte importante ale zilei. Restul activitatilor sunt si fac parte din rutina zilnica ce este inclusa intr-un time management, asa cum este prima jumatate de ora de dimineata alocata emailurilor, sau verificarea taskurilor ca trebuie indeplinite de oamenii aflati in subordine. Exact, asta trebuie sa fie parte din programul de time management pe care trebuie sa il urmati.

Odata stabilita lista de prioritati zilnice, cele 5-6 puncte, alocati timp pentru finalizare. O lista mica si realista va avea un alt impact psihic la sfarsitul zilei cand veti trage linie si veti realiza ca ati facut tot ce v-ati propus. O lista lunga si ineficienta nu va face decat sa impinga taskurile importante tot mai tarziu, pentru ca atunci cand veti prinde o fereastra libera va veti uita pe lista si veti alege punctul care se va rezolva cel mai rapid, urmand ca la sfarsitul zilei sa observati ca ce era mai important a ramas nerezolvat.

Evitati sa mai faceti ca business owner taskuri pe care angajatii Dvs. trebuie sa le faca. Probabil veti fi in mica parte de acord cu mine, dar asa este cel mai bine. Desi cel putin in prima faza nu veti agrea modul de solutionare  pe care cei din jurul Dvs. il aplica, trebuie sa analizati si sa acceptati ca acel mod slab de solutionare, acea solutie banala aplicata este infinit mai buna decat ideea pe care ati fi avut-o dar pe care nu ati fi dus-o la bun sfarsit, cel mai probabil din lipsa de timp.  Odata ce ati stabilit persoanele care preiau mare parte din taskuri trebuie sa renuntati la a mai accepta sa fiti intrerupt in timpul zilei pentru diverse probleme care solicita 1-2 minute de atentie. Stop acestor minuturi care nu fac decat sa va perturbe programul. Daca nu este nimic urgent, poate astepta.

Incercati sa alocati dupa ora pranzului o ora in care sa raspundeti acestor intrebari. Chiar mai mult decat atat, stabiliti sedinte saptamanale la care sa ascultati ideile care mancau de multe ori  acele minute zilnice. In acest fel, veti stii  ca cei care au intrebari vor avea timp sa dezvolte acele idei si sa le prezinte tuturor participantilor pentru dezbatere, sau vor avea suficient timp sa isi dea seama ca isi pot raspunde si singuri la ele. Asadar, daca nu arde, pastrati explicatiile pentru ora zilnica alocata intrebarilor, daca nu, pentru sedinta saptamanala.

Un alt aspect important pe care un antreprenor trebuie sa il ia in calcul este acela ca time-managementul are ca scop principal castigarea timpului necesar ce va permite sa va ganditi si sa gasiti metode noi de a va dezvolta afacerea. Daca veti pleca de la birou in fiecare zi cu taskuri nefinalizate iar acasa veti fi preocupati de castigarea timpului pierdut, atunci timpul pentru a dezvolta business-ul va fi zero. Un om de afaceri trebuie sa aibe timp sa se gandeasca la noi posibilitati de dezvoltare, iar asta o puteti face doar cu ajutorulul unui program de management al timpului. Chiar daca vi  se pare ca sunteti stricti in ceea ce cereti de la angajatii Dvs. nu slabiti coarda ci invatati-i sa aplice aceleasi regululi cu ei insisi, asa cum si Dvs. aplicati personal. O buna parte din angajatii mei nu-mi raspund instant la emailuri asa cum probabil Dvs. sunteti obisnuit, tocmai pentru ca si-ai prioritizat timpul si au alocata o ora de verificare a emailurilor, aspect pe care eu personal il respect si  il apreciez asa stiu ca munca mea si a angajatilor mei va inversa balanta care era inclinata catre agitatia de a realiza cat mai repede catre realizarea taskurilor in ordine, fara a fi intrerupti si presati de timp.

sursa foto: freedigitalphotos.net